就業規則とは
就業規則は、労働者の賃金・労働時間・休日などの労働条件に関する内容や、職場内の規律などを定めた規則集です。ここでは、以下のポイントを通じて就業規則の概要を詳しく確認していきましょう。
- 就業規則に記載する事項
- 就業規則のテンプレート
就業規則に記載する事項
労働基準法の第89条では、就業規則の内容として、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、各事業場でそのルールを定めるときに記載が求められる「相対的必要記載事項」の2種類を定めています。また任意的記載事項もあります。
それぞれの記載事項は、以下のとおりです。
【絶対的必要記載事項】
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
- 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
【相対的必要記載事項】
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
- 食費、作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰、制裁に関する事項
- その他全労働者に適用される事項
【任意的記載事項】
法令や労働協約、公序良俗に反しない内容で、企業側が自由に設定できるものです。具体例としては、以下のようなものがあるでしょう。
- 就業規則の目的
- 就業規則の適用範囲
- 企業理念や社訓
- 採用手続き
- 人事異動
- 人事制度
- 服務規程 など
任意的記載事項の内容も、労働契約に含まれます。労使間における認識のズレやトラブルを防ぐ目的で記載してもよいでしょう。
就業規則のテンプレート
厚生労働省では、就業規則のテンプレートとしても活用できる「モデル就業規則」をWordとPDFの形式で公開しています。各項目には法律にもとづく解説も書かれており、初めて就業規則をつくる方でも扱いやすいテンプレートです。ぜひご活用ください。
就業規則の効力
企業が労働者を雇い入れ一緒に働くなかで守るべきルールは、就業規則に限りません。企業と労働者の間にあるルールを効力が強い順に並べると、以下のとおりになります。
- 法令 > 労働協約 > 就業規則 > 労働契約
企業が就業規則を作成し運用をしていくなかでは、それぞれの特徴と効力の違いと関係性を知ることも大切です。以下の流れで見ていきましょう。
- 就業規則と【法令】の関係性
- 就業規則と【労働協約】の関係性
- 就業規則と【労働契約】の関係性
就業規則と【法令】の関係性
労働基準法第92条では、就業規則が法令に反してはならないと定めています。ここでいう法令とは、労働基準法・労働契約法・労働安全衛生法といった法律のことです。
たとえば、企業が就業規則のなかで法令に反した所定労働時間「1日10時間、週50時間」を独自に定めた場合、労働基準法の法定労働時間「1日8時間、週40時間」が優先適用されます。
就業規則と【労働協約】の関係性
労働協約は、労働組合と使用者の間で取り決めた約束事です。合意内容を書面にして、労働組合と使用者双方の署名または記名押印があれば、労働協約としての効力が発生することになります。
またこの両者の間で優先されるのは、労働協約のほうです。（労働基準法第96条と労働組合法第16条）
参考：より良い職場づくりポータル｜労働協約って何？（日本労働組合総連合会）
就業規則と【労働契約】の関係性
労働契約とは、労働者が使用者のもとで労働し、使用者がこの労働に対して賃金を支払うことについて、双方が合意することで成立するものです。労働契約法の第5条・第6条・第8条で定められたものとなります。
労働契約と就業規則で効力が強いのは、就業規則です。
労働基準法第93条と労働契約法の第12条では、労働契約に記載された労働条件が就業規則で定める基準に達しない場合、労働契約内の当該部分が無効になるとしています。無効になった部分には、就業規則のルールが適用されるイメージです。
参考：TOKYOはたらくネット｜5.労働契約を結ぶとき（東京都）
就業規則が必要な企業
労働基準法の第89条では、就業規則の作成が必要な企業の要件を定めています。ここでは、作成が求められる企業の要件と、仮に作成義務に違反した場合のペナルティなどを以下の流れで確認しましょう。
- 就業規則の作成が求められる企業の要件
- 就業規則を作成しなかった場合の罰則
就業規則の作成が求められる企業の要件
労働基準法の第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成と所轄の労働基準監督署長への届出を義務付けています。就業規則のなかには、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項の記載が必要です。
ここでいう「常時10人以上」には、正社員のほかに、契約社員・パートタイマー・アルバイトなどの人数も含まれます。
また労働者（従業員）数が常時10人に満たない企業でも、職務規律や労働条件を明確にする目的で、就業規則を作成してもよいでしょう。ルールの誤解やトラブル防止のために就業規則を作成する場合は、後述する方法で周知まで行う必要があります。
就業規則を作成しなかった場合の罰則
就業規則の作成義務に違反した場合、労働基準法第120条第1号にもとづき、30万円以下の罰金が科せられます。注意しましょう。
参考：中小企業のための就業規則講座｜就業規則作成・見直しのポイント（全国社会保険労務士連合会・都道府県社会保険労務士会）
就業規則の作成目的とメリット
就労規則には、使用者と労働者の双方にとって多くの効果・メリットがあります。この効果・メリットは、このルールの作成や目的にも意義につながるものです。以下の流れでポイントを見ていきましょう。
- 職場でのルールが明確になる
- 業務命令の発令や懲戒処分が適用可能になる
- 労使間トラブルが生じにくくなる
- 採用活動時に活用できる
- 助成金を受給しやすくなる
職場でのルールが明確になる
就業規則は、労働条件や社内の規律などを定めたルール集です。
たとえば、自社に入社したばかりの新入社員などが、「この会社は何日に賃金を支払うのか？」や「休暇・休日はどのようなルールなのか？」といった疑問を抱いた場合も、就業規則を確認すればその場ですぐ解決するでしょう。
また将来的に育児・介護休業を取得したいときなども、就業規則を見ることで、自社のルールに合った調整・準備が進めやすくなります。
業務命令の発令や懲戒処分が適用可能になる
就業規則に転勤などの配置換え・出張・時間外労働・休日労働などのルールを書くことで、使用者による業務命令が可能となります。
また労働者が企業秩序を乱すような行動や、就業規則に違反する行為などを行った場合、ペナルティとして出勤停止・降格・懲戒解雇などの懲戒処分を行うこともあるでしょう。
懲戒処分も、就業規則に記載しているからこそ行えるものです。就業規則のなかに懲戒事由と懲戒処分の種類を記載しておくと、処分対象の労働者（従業員）側でも、「自分になぜその処分が行われたのか？」といった理由や背景を理解しやすくなるでしょう。
労使間トラブルが生じにくくなる
就業規則の内容が法令および労使協約に則っていれば、「就業規則の内容が正しい」という認識で労使が一緒に仕事をすることになります。それはつまり、さまざまな事柄の判断も、就業規則で定めたルールを指針に行われるということです。
たとえば、ある労働者（従業員）が企業秩序を乱す不祥事を起こした場合、就業規則のルールに基づき「始末書+減給」などの処分を下すイメージになります。こうした指針を明確にすることで、さまざまなケースでの対処や判断が平等かつ適切に行いやすくなるでしょう。
採用活動時に活用できる
採用活動では、求職者が抱える以下のような不安・疑問を緩和するために、就業規則を提示することも有効です。
- 賃金はどのように決まるのだろうか？
- 転勤時の手当はいくらもらえるのだろうか？
- 妊娠・出産のとき、いつからいつまで休めるのだろうか？
- 親の介護をしながら働ける制度があるのだろうか？ など
なお近年のビジネス環境では、ダイバーシティ経営の推進や働きやすい環境づくりなどの背景から、以下のように独自の制度を導入する企業も多くなっています。
- フリーアドレス制度
- 1日6時間勤務
- 労働者（従業員）のフリーランス化
- 週休3日制 など
会社説明会や採用面接で自社の魅力付けをするなかでは、「弊社ではこんな独自制度を実施しているんですよ……」などの流れから、就業規則を見せても良いでしょう。
求職者本人に就業規則をチェックしてもらうと、その内容をベースにより詳しく建設的なコミュニケーションが図りやすくなるかもしれません。また具体的なルール集を読んでもらうことで、理想と現実のギャップ「リアリティショック」も生じにくくなるはずです。
助成金を受給しやすくなる
厚生労働省などの助成金のなかには、就業規則の整備が受給要件になっているものがあります。
たとえば、労働時間等の設定の改善に使われる「働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）」では、支給対象となる事業主の要件として、就業規則に関する以下の内容が入っています。
（３）全ての対象事業場において、交付申請時点で、年５日の年次有給休暇の取得に向けて就業規則等を整備していること。
引用：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）（厚生労働省）
また以下2つの助成金にも、就業規則に関する要件があります。
参考：中小企業両立支援助成金｜代替要員確保コース（厚生労働省）
参考：令和６年度65歳超雇用推進助成金のご案内（Ⅰ65歳超継続雇用促進コース）（厚生労働省）
詳細は後述しますが、就業規則はすべての使用者に義務付けられているものではありません。ただし、上記のような給付金の申請をする可能性が少しでもある場合、申請手続きをスムーズに進める目的から、早めに就業規則を作成しておいてもよいでしょう。
就業規則作成の流れ
就業規則をつくる際には、厚生労働省で定めた流れで作成～届出～周知までを行う必要があります。ここでは、以下4ステップの概要を解説しましょう。
- 1.使用者の就業規則（変更）案作成
- 2.過半数労働者（または過半数代表者）からの意見聴取
- 3.所轄労働基準監督署長への届出
- 4.事業所における周知（配布、掲示、備付等）
1.使用者の就業規則（変更）案作成
原案は、就業規則作成の主体となる使用者が作成します。
最初から確定版を作成することも可能ではあるのですが、労働者（従業員）との間に摩擦を生じさせないためには、まずたたき台となる原案を作ったほうがよいでしょう。
厚生労働省では、解説付きの「モデル就業規則」を公開中です。就業規則を初めて作成する際には、解説や規程例を参考にしながら作業を進めていくとよいでしょう。
2.過半数労働者（または過半数代表者）からの意見聴取
原案ができたら、労働者代表等から意見を聴きます。ここでいう労働者代表等とは、労働基準法第90条第1項で定める以下のいずれかです。
- 【労働者の過半数で組織する労働組合がある場合】その労働組合
- 【労働者の過半数で組織する労働組合がない場合】労働者の過半数を代表する者
ここでいう労働組合は、事業場単位で設置されているものになります。事業場の過半数で組織する労働組合がない場合、労働者の過半数を代表する者の意見を聴取することになるでしょう。
なお過半数代表者にも、以下のような要件があります。一般論でいえば、部長職や課長職などを代表にすることはできません。
- 【事業場全体の労働時間等の労働条件の計画・管理に関する権限を有する者】⇒NG
- 【管理監督者】⇒NG
管理監督者の要件は、以下の資料で詳しく解説されています。ぜひチェックしてください。
参考：労働基準法におけ管理監督者の範囲の適正化のために（厚生労働省）
過半数代表者は、投票・選挙などの民主的な方法での選出が必要です。
なお代表者等からの意見聴取とは、「意見を聴くこと」になります。内容への「同意」までは求められていません。大切なことは、相手の意見を可能な限り尊重する姿勢です。代表者の意見聴取が終わったら、意見書と就業規則を作成しましょう。
3.所轄労働基準監督署長への届出
就業規則が完成したら、所轄の労働基準監督署長への届出を行います。届出の方法は窓口、郵送、電子申請の3種類があります。
労働基準監督署の窓口に直接持ち込む場合、以下3つの書類を用意しましょう。
- 就業規則本体（原本+会社側の控え）
- 就業規則届（表紙）
- 労働者代表等の意見書
郵送する場合は、上記3つの書類のほかに「返送用の切手および封筒」と「送付状」が必要です。詳細は、福井労働局による以下の資料を参考にしましょう。
そして電子申請は、電子政府の総合窓口 「e-Gov（イーガブ）」を使って行うものです。電子申請には、事業場から24時間いつでも手続きを進められるメリットがあります。手続きの流れは以下のとおりです。厚生労働省のマニュアルを見ながら進めてみるとよいでしょう。
引用：労働基準法、最低賃金法などの届出等は、電子申請が便利です！（厚生労働省）
なお就業規則の届出には、本社と本社以外の事業場の就業規則が同じ場合に利用できる「一括届出制度」があります。この制度を利用する場合、事業場と同じ部数の就業規則と意見書の用意が必要です。電子申請でも行えます。一括届出制度のポイントは、以下の資料を参考にしてください。
参考：就業規則 一括届出制度（東京労働局 各労働基準監督署）
4.事業所における周知（配布、掲示、備付等）
就業規則は、労働者（従業員）にルールを守ってもらってはじめて実効性が得られるものです。労働基準法の第106条第1項では、就業規則の周知について以下のように定めています。
使用者は、この法律及びこの法律に基づいて発する命令の趣旨並びに就業規則を、常時各作業場の見易い場所に掲示し、又は備え付ける等の方法によって、労働者に周知させなければならない。
引用：中小企業のための就業規則講座｜就業規則作成・見直しのポイント（全国社会保険労務士連合会・都道府県社会保険労務士会）
周知されていない就業規則は、その効力が認められません。また労働者（従業員）が「変更を知らなかった」という状況も、防ぐ必要があります。掲示や備え付けが難しい場合は、たとえば、「事務所の共用パソコンで閲覧できるようにする」や「全メンバーに書面を交付する」などの周知方法を選択してもよいでしょう。
就業規則の作成～届出～周知に関するポイントは、以下資料の15ページ以降でも詳しく解説されています。これから作成をする方は、ぜひ確認してください。
参考：中小企業のための就業規則講座｜就業規則作成・見直しのポイント（全国社会保険労務士連合会・都道府県社会保険労務士会）
就業規則の見直しと不利益変更の注意点
就業規則は、最初に作成して終わりではありません。法制度の変更や社会・自社の変化に応じて、見直しをしていくことが一般的です。ただし1つ注意点があります。それは、就業規則の見直しは、労働者（従業員）にとって不利益な変更になる可能性がある点です。
ここでは、就業規則の不利益変更という概念を軸に、見直しのポイントを整理していきます。
- 就業規則の不利益変更とは
- 就業規則を見直す際の基本的な手続き
就業規則の不利益変更とは
就業規則の不利益変更とは、労働者（従業員）の権益を奪ったり新たな義務を課したりすることで、労働者（従業員）側に「不利益」が生じる可能性が高いルール見直しの総称です。具体的には、以下のようなものがあります。
- 賃金を引き下げる
- 労働時間を変える
- 年間休日を減らす
- 賃金制度を変える
- みなし残業代（固定残業代）の制度を導入する など
労働者にとって不利益な内容を一方的に課すようなルールの作成・変更は、原則として認められていません。
就業規則を見直す際の基本的な手続き
就業規則の変更で労働者（従業員）の労働条件が不利益なものになる場合、労働者代表等の合意を得ることが必要です。ただし以下2要件を両方満たした場合、使用者は就業規則の変更を通して労働条件を変えることが可能となります。
- 就業規則の変更が、以下の事情などに照らして合理的なものであること
- 労働者に変更後の就業規則を周知させること
合理的理由は個々の事案で判断されるべきものですが、一般的には厚生労働省の資料が示す以下の内容がポイントになるでしょう。
労働者の受ける不利益の程度
労働条件の変更の必要性
変更後の就業規則の内容の相当性
労働組合などとの交渉の状況
引用：労働条件を変更する際には労使間で十分に話し合うことが必要です（厚生労働省）
ただし就業規則を一方的に変更した場合、労働者（従業員）のエンゲージメントやモチベーションの低下や、労使紛争が起こる可能性もあります。こうした問題を防ぐためには、先述の合理的理由+周知で規則の変更が可能だとしても、できる限り労働者代表等と話し合いを行い、合意を目指すことが理想でしょう。
就業規則の変更後は、管轄労働基準監督署長への届出も必要です。
就業規則の作成代行と費用相場
就業規則を新規で作る作業は、非常に手間がかかるものです。
厚生労働省では、解説付きテンプレートのような「モデル就業規則」を公開していますが、全部で70条もある項目をすべて記入・チェックしていく作業は、やはり大変なものになるでしょう。スタートアップ企業が少ないリソースのなかで就業規則を作る場合、いわゆる作成代行サービスを利用するのも一つです。
就業規則の作成代行とは、企業の代わりに社会保険労務士が就業規則を作ってくれる代行サービス（アウトソーシング）の総称です。一般の代行サービスでは、以下の流れで作成作業を進めていきます。
- 1.企業からの作成依頼
- 2.ヒアリング
- 3.原案作成
- 4.企業への提案
- 5.原案の修正
- 6.就業規則の完成
就業規則の作成代行を利用するメリット・デメリット
作成代行を利用する効果・メリットには、以下のようなものがあります。
- 企業担当者の負担が減る
- 労使トラブルが起こりにくくなる
- 法令改正にも対応してもらえる
- 専門家の客観的な視点で助言をもらえる など
企業担当者が自分で就業規則を作成する場合、労働時間・有給休暇・休日…などに関する制度の理解が必要です。また本人が労働基準法などを理解したつもりでも、専門家の視点で見ると、内容的にNGになることがあるかもしれません。
そこで就業規則の作成代行サービスを利用すると、自社の現状やニーズに合う就業規則を、労務管理の専門家である社会保険労務士に作ってもらえます。プロの社会保険労務士に依頼をすることで、労使間トラブルが起こりにくいルールなども盛り込みやすくなるでしょう。
作成代行サービスを利用すると、場合によっては以下の点がデメリットと感じられることがあります。
- 多くのコストが発生する
- 自社の特殊性や社員の意見が反映されにくい
- 自社に労務の知識が蓄積しづらくなる
- 修正や更新の度にコストが発生する
就業規則の作成代行を依頼すると、自社でつくるときと比べて多くの費用がかかります。また作成作業をすべて社会保険労務士に任せた場合、労働基準法などの知識が社内に蓄積しづらくなるでしょう。すると、自社での内容変更が難しくなることで、見直しの度に依頼⇒追加費用が発生する可能性がでてきます。
また作成作業の進め方や契約内容によっては、自社の特殊性や社員の意見などが細部まで反映されにくいかもしれません。
就業規則の作成代行における費用相場
就業規則の代行費用は、サービスや依頼内容によってかなりの開きがあります。たとえば、就業規則の作成を新規で依頼する場合、10万円〜50万円になるようです。これに対して就業規則の見直しや一部変更の場合、5〜20万円ほどの費用相場になります。
就業規則の作成代行サービスを選ぶコツ
就業規則の作成代行先を選ぶ際には、複数の社会保険労務士に相談や問い合わせを行い、比較検討をすることが大切です。ここでは、検討時のポイントを紹介しましょう。
①自社の情報やニーズを整理する
規則作成を委託する場合、社会保険労務士によるヒアリングが行われるのが一般的です。自社の方針やビジョンに合う就業規則を作成するためには、事前のヒアリングで必要な情報を整理しておき、正確に伝える必要があります。具体的には、以下のような情報を洗い出しておくとよいでしょう。
- 自社の基本情報（労働者（従業員）数、業種、部門、事業内容 など）
- 労務管理の状況（始業・就業時間、休日、時間外労働、休暇制度、給与体系 など）
- 過去に起きた労務トラブルと内容
- 労務管理における悩み、解決すべき問題
- 将来のビジョンや経営方針
- 大事にしている企業文化・価値感 など
②労働者（従業員）の意見も収集しておく
就業規則は、労働者（従業員）の働き方やエンゲージメントに大きな影響をもたらすものです。これから新規で作成する場合、いわゆる意見箱やアンケートなどを活用して、多くの意見やニーズを集めておくとよいでしょう。その内容を社会保険労務士に伝えることで、より実効性の高い就業規則が生まれやすくなります。
③自社に合う社会保険労務士かどうかを見極める
自社の情報を整理したら、代行サービスのホームページ確認や問い合わせによるコミュニケーションを通じて、自社に合いそうな委託先かどうかを確認します。主なチェックポイントは、以下になるでしょう。
- 【実績と経験】：就業規則作成の件数が多い社会保険労務士が理想です。記載がない場合、社会保険労務士に直接確認してもよいでしょう。
- 【業界知識】：就業規則の内容や労務管理の方法は、各業界の慣行の影響を受けることが多いです。また自社の業種・職種ならではの特殊事情などを説明するうえでも、なるべく業界に詳しい社会保険労務士を選ぶことが大切になります。
- 【コミュニケーションのとりやすさ】：企業側に労務管理の専門知識がなくても、ストレスなくコミュニケーションを図れることも大切です。また自社のニーズを汲み取ってくれる姿勢も必要でしょう。
- 【料金体系】：予算管理のしやすさの面では、料金体系が明確であったほうがよいでしょう。ただし、料金をあまりに重視しすぎて安い業者を選ぶと、「業界の慣行や労働者（従業員）ニーズが反映されていない」などの問題が起こる場合もあります。総合的な視点で比較検討することが大切です。
④変更・見直しのことも考える
就業規則は、制度改正にともなって変更する可能性が高いものです。また自社で働き方改革などを進めると、新しい独自制度の創設によって見直しが必要になったりするでしょう。このようにそれなりの頻度で見直しが発生することを考えると、継続的なサポートを受けやすい社会保険労務士を選ぶことも一つになります。
就業規則について解説しました
常時10人以上の労働者（従業員）を雇用する場合、就業規則を作成し管轄労働基準監督署に届出を行う必要があります。また労働者（従業員）数が常時10人に満たない企業でも、労働条件を明確にするなどの目的から就業規則をつくるケースが多いです。また厚生労働省などの助成金には、受給・申請などの要件として「就業規則の作成」などが入っていたりもします。
これから就業規則を作成する方は、記事で紹介した流れやポイントを参考にしながら、実効性が高い規則を整備しましょう。
